Uno de los errores en la contabilidad de una empresa nueva o PYME es no saber qué tipos de gastos para facturación generan. A veces por desconocimiento, otras por falta de control, se dejan fuera compras o servicios que podrían haberse deducido legalmente, lo que afecta directamente en los impuestos y limita el uso estratégico de los recursos disponibles.
Por lo tanto, tener claridad sobre los tipos de gastos para facturación ayuda a aprovechar mejor los recursos del negocio y a mantener una contabilidad alineada con lo que exige el SAT. En este post te explicamos qué tipos de gastos puedes facturar, cuáles son los tipos de facturas que existen y ejemplos de operaciones que puedes incluir en tu contabilidad.
Qué es facturar y para qué sirve
Facturar es el proceso de emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI) que el SAT utiliza para validar operaciones comerciales y registrar ingresos y egresos. Al facturar correctamente un gasto, este se vuelve comprobable y puede considerarse en la contabilidad como deducción autorizada, siempre que cumpla con los requisitos.
Según el Banco Mundial, las pymes representan cerca del 90 % de los negocios a nivel global. En México, donde este tipo de empresas es el motor de la economía, la evolución del CFDI de la versión 3.0 a la 4.0 ha sido clave para avanzar hacia la formalización fiscal y simplificar el control de los ingresos y egresos en una empresa.
Cuáles son los tipos de gastos para facturación
Mientras las empresas conozcan cuáles son sus tipos de gastos para facturación, pueden mantener una contabilidad ordenada y aprovechar las deducciones fiscales que permite el SAT. Además, tener bien clasificados estos egresos facilita su registro en reportes contables como el estado de resultados integral (NIF B-3).
Conoce los tipos de gastos más importantes de una empresa comercial e industrial y cómo deducirlos:
1. Sueldos, salarios y seguridad social
Los pagos que una empresa realiza a sus colaboradores, como sueldos, aguinaldos, bonos, tiempo extra y otras compensaciones, pueden considerarse como gastos deducibles siempre que cumplan con ciertos requisitos fiscales.
- Ejemplo: una empresa que tiene un equipo administrativo de planta puede deducir los sueldos de sus empleados si paga por medio de nómina oficial, timbra los recibos correctamente y conserva el CFDI que respalda cada pago.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, el SAT permite la deducción de sueldos, salarios, gastos médicos, funerarios y las aportaciones a la seguridad social como gastos estrictamente indispensables para la operación del negocio. Para que estos gastos puedan incluirse en la factura de gastos en general, es necesario que:
- El comprobante fiscal digital (CFDI) contenga los datos del empleador y empleado.
- El monto pagado coincida con lo declarado en la nómina.
- El pago esté vinculado a actividades del giro de la empresa.
2. Servicios profesionales
Otro gasto frecuente son los honorarios que se pagan a personas físicas con actividad profesional, como contadores, abogados, consultores, diseñadores o desarrolladores. Este tipo de servicios no implica una relación laboral formal, ya que son prestadores externos que facturan por honorarios.
- Ejemplo: una empresa contrata a una consultora para optimizar sus procesos administrativos. Si recibe la factura por servicios profesionales, puede deducir ese pago como parte de sus gastos deducibles autorizados.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, siempre que el servicio contratado tenga una relación directa con las actividades de la empresa. El SAT considera deducibles los servicios profesionales cuando:
- Se cuenta con un CFDI válido emitido por el prestador de servicios.
- El pago se registra de forma correcta en la contabilidad.
- El servicio no tiene fines personales y está relacionado directamente con las actividades de la empresa.
3. Alquiler de oficina o local
El arrendamiento de espacios físicos es una práctica común entre negocios que no operan desde un inmueble propio. Siempre que el espacio se utilice de forma exclusiva para actividades productivas, el gasto generado por el alquiler puede incluirse dentro de los tipos de gastos en contabilidad empresarial.
- Ejemplo: una empresa que alquila una oficina para su equipo de ventas puede deducir el pago mensual del alquiler, siempre que reciba la factura correspondiente y declare ese gasto en su contabilidad.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, pero solo si se puede comprobar que el inmueble está siendo utilizado con fines estrictamente empresariales. La deducibilidad del gasto por alquiler de local u oficina aplica cuando:
- El arrendador emite una factura con todos los requisitos fiscales.
- El uso del inmueble está documentado en el contrato.
- El pago está registrado de forma oficial y no a través de esquemas informales.
4. Suministros
En cualquier negocio, por pequeño que sea, existen gastos por insumos que se utilizan diariamente: papel, tintas, artículos de limpieza, equipos de oficina o herramientas operativas. Los gastos de suministros abarcan tanto artículos de consumo como aquellos que se reponen periódicamente.
- Ejemplo: si una oficina adquiere cartuchos de tinta y resmas de papel para uso interno y solicita una factura, esos productos pueden deducirse como parte de los gastos de suministros en su contabilidad.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, siempre que los productos sean útiles y necesarios para la operación diaria del negocio. El SAT los acepta como deducibles cuando:
- Se emite una factura que cumpla con los requisitos fiscales.
- Se comprueba el vínculo entre el gasto y la actividad del negocio.
- Se registran correctamente en la contabilidad del periodo correspondiente.
5. Servicios básicos
Los negocios necesitan ciertos servicios para operar: luz, agua, internet, telefonía fija o móvil. Este tipo de pagos son recurrentes y muchas veces se subestiman en la contabilidad, pero al formar parte de los costos fijos del negocio deben documentarse correctamente para que el SAT los considere válidos.
- Ejemplo: una empresa que paga mensualmente el recibo de electricidad de su oficina puede deducir ese monto si cuenta con el comprobante fiscal.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, siempre y cuando el servicio contratado esté vinculado directamente con la actividad empresarial. Para deducirlos correctamente es necesario que:
- Se emita un CFDI válido por parte del proveedor del servicio.
- El domicilio fiscal o de uso registrado coincida con el lugar de operaciones.
- El pago se registre en la contabilidad con relación directa a la actividad comercial.
6. Publicidad y marketing
Toda empresa que busca crecer necesita invertir en difusión, ya sea a través de redes sociales o medios tradicionales. Los gastos relacionados con publicidad y marketing pueden formar parte de los tipos de gastos para facturación, siempre que tengan como fin promover los productos o servicios del negocio.
- Ejemplo: si una pyme invierte en anuncios pagados en Facebook o Google para promover un nuevo producto y recibe la factura correspondiente, puede deducir ese gasto dentro del periodo fiscal.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, los gastos de promoción y comunicación son deducibles cuando su objetivo es dar a conocer o posicionar un producto o servicio. El SAT los considera válidos si:
- El gasto está sustentado con una factura fiscal.
- Se puede comprobar su relación con la estrategia comercial del negocio.
- Se registran de forma oportuna en la contabilidad.
7. Viáticos comprobables
Cuando una persona viaja por trabajo, los gastos generados en el trayecto pueden deducirse fiscalmente, siempre que estén correctamente documentados y tengan relación directa con la actividad comercial. Estos viáticos comprobables incluyen conceptos como transporte, alimentación, gasolina o incluso estacionamientos.
- Ejemplo: un representante comercial viaja a Guadalajara para reunirse con un cliente. Si guarda las facturas de avión, hotel y alimentación, puede registrar esos egresos como factura gastos en general, deducibles ante el SAT.
¿Estos gastos son deducibles?
Sí, siempre que se cumplan estas condiciones básicas. El SAT acepta los viáticos como deducción autorizada cuando:
- Estar relacionados con una actividad profesional específica como reuniones, negociaciones, capacitaciones o visitas comerciales.
- Sean razonables en monto y duración del viaje.
- Todos los gastos están respaldados con facturas válidas.
- El viaje se realiza dentro del marco fiscal, ya sea nacional o internacional con límites.
Cuáles son las formas de facturación de una empresa
Cuando las empresas registran los tipos de gastos SAT, deben hacerlo siguiendo las formas de facturación correspondientes, de lo contrario pueden incurrir en errores importantes en la contabilidad. Usar el tipo correcto ayuda a que el SAT reconozca el movimiento y lo considere válido.
En México, la emisión de facturas ha crecido considerablemente. Según datos del Servicio de Administración Tributaria (SAT), en 2023 se emitieron más de 10,323 millones de facturas electrónicas, lo que equivale a un promedio de 327 facturas por segundo.
Estas son las formas más comunes de facturación de una empresa:
1. Factura de ingreso
La factura de ingreso es una forma de facturación que se utiliza cuando una persona física recibe dinero por la venta de un producto, la prestación de un servicio o cualquier ingreso derivado de su actividad económica.
- Ejemplo: una agencia de diseño entrega un logotipo a un cliente y cobra por el servicio. Para formalizar ese ingreso, emite una factura de ingreso con todos los datos fiscales del cliente y el desglose del servicio prestado.
Teniendo en cuenta que este es el tipo de factura más común en negocios y empresas, existe Factura SAT Móvil, una app del SAT para emitir y consultar CFDI.
2. Factura de egreso
La factura de egreso se utiliza cuando necesitas hacer ajustes a una operación ya facturada, como cuando se otorga un descuento, se realiza una devolución de producto o se aplica una bonificación. No representa un ingreso nuevo, sino una corrección o modificación sobre una factura previamente emitida.
Este tipo de comprobante sirve para anular parcial o totalmente el efecto fiscal de una factura de ingreso, y es muy útil cuando el cliente devuelve un producto, solicita un reembolso o se hace algún ajuste comercial posterior a la venta.
- Ejemplo: un cliente compra una computadora y solicita su factura. Días después, la regresa por fallas. Para corregir el ingreso registrado, la empresa emite una factura de egreso con referencia al comprobante original, anulando el monto facturado.
3. Factura de traslado
La factura de traslado se emite cuando se transportan bienes o mercancías sin que exista una operación de compraventa. No refleja un ingreso ni genera impuestos, pero sí es obligatoria para amparar el movimiento físico de los productos, ya sea en vehículos propios o de terceros.
Este tipo de CFDI es común en empresas con varias sucursales, centros de distribución o almacenes, que mueven inventario entre ubicaciones. También se utiliza cuando un proveedor envía mercancía al cliente, pero la venta aún no se ha facturado formalmente.
- Ejemplo: una empresa de electrónicos mueve 100 pantallas desde su almacén central en Guadalajara hacia una sucursal en Monterrey. Aunque no se trata de una venta, debe emitir una factura de traslado para amparar legalmente ese movimiento ante cualquier revisión.
4. Factura de retenciones e información de pagos
Este tipo de CFDI se utiliza cuando una persona física o moral actúa como retenedora de impuestos y necesita documentarlo formalmente ante el SAT. La factura de retenciones no representa un ingreso ni un gasto directo, pero sí es indispensable para registrar obligaciones fiscales.
Se aplica en casos donde se deben retener impuestos como ISR, IVA o IEPS a proveedores, arrendadores o prestadores de servicios y sirve para demostrar que la retención se realizó y fue reportada a la autoridad fiscal.
- Ejemplo: una empresa contrata a un consultor independiente y, por Ley, le retiene un porcentaje del ISR. Para formalizar esa operación, emite una factura de retenciones que documenta el monto retenido y lo reporta correctamente en su contabilidad.
5. Factura global
La factura global es un tipo de comprobante que se utiliza para registrar múltiples operaciones con el público en general. Este mecanismo permite a los negocios, especialmente los del sector minorista, cumplir con sus obligaciones fiscales sin necesidad de generar un CFDI por cada transacción.
- Ejemplo: un supermercado realiza cientos de ventas en un día, pero solo algunos clientes solicitan factura. Al final de la jornada, emite una factura global diaria por el total de las operaciones que no se facturaron de forma individual.
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