El CFDI es un componente clave de la facturación electrónica en México, utilizado por empresas y particulares para validar transacciones ante el SAT. Comprender los distintos usos del CFDI te ayudará a determinar cómo se registra cada transacción y su impacto fiscal.
En este post, conocerás cuáles son los usos del CFDI y aprenderás a seleccionar la clave de uso adecuada para cada transacción comercial, asegurando así que las facturas de tu empresa se manejen correctamente y se cumplan las regulaciones fiscales.
¿Que es CFDI?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es una factura electrónica que permite a las empresas y personas físicas comprobar sus transacciones comerciales ante el SAT en México, manejando actualmente la versión 4.0. Cada factura cuenta con un identificador único, garantizando que sea verificable y oficial.
Te puede interesar leer sobre la diferencia entre facturación 3.3 y el CFDI 4.0 para conocer todo sobre el sistema de facturación vigente en México.
¿Qué es el uso de CFDI?
El uso del CFDI es un campo obligatorio en la generación del CFDI 4.0, donde se especifica:
- La finalidad de la factura mediante una clave. Esencial para las deducciones fiscales del receptor.
- Define el propósito o la razón del pago detallado en el comprobante fiscal.
Si, por ejemplo, una escuela emite una factura por el pago de colegiatura, al generar el CFDI, utilizaría la clave D10 – Pagos por servicios educativos (colegiaturas), permitiendo así que el receptor de la factura pueda deducir este gasto en su declaración fiscal, siempre que cumpla con los requisitos establecidos por la ley.
¿Cuáles son los tipos de uso del CFDI?
Existen varios tipos para diferentes propósitos. A continuación, te presentamos los seis principales tipos de comprobante CFDI:
1. CFDI de egresos
Es la factura utilizada al pagar por bienes o servicios recibidos, devolución de mercancías, bonificaciones o descuentos. También sirve para ajustar montos en comprobantes de ingresos, como en el caso de aplicar anticipos, contabilizar gastos y deducciones.
Un ejemplo sería una empresa que emite un CFDI de egresos al pagar a un proveedor por materiales de construcción.
2. CFDI de ingresos
Este se emite cuando se reciben pagos por ventas, honorarios por servicios prestados, o ventas al público general, ayudando a los negocios a registrar ventas y asegurar el cumplimiento con el SAT. Otros escenarios que requieren de un CFDI de ingresos son: arrendamientos, donativos, enajenación de bienes o mercancías.
Por ejemplo, una empresa de construcción que emite un CFDI de ingresos por la venta de material de construcción.
3. CFDI de nómina
Se utiliza para documentar los pagos de sueldos, viáticos o aguinaldos a empleados, detallando aspectos como salarios, deducciones y retenciones fiscales. Para que sea válido, debe contar con la firma del empleado. Por ejemplo, una empresa emite un CFDI de nómina cada mes para cada uno de sus empleados.
4. CFDI de retenciones e información de pagos
Se emite para reportar retenciones de impuestos, especialmente para pagos a residentes extranjeros que tienen obligaciones fiscales en México. Un ejemplo sería una empresa que retiene impuestos de un contratista extranjero.
5. CFDI de recepción de pagos
Se usa para registrar pagos parciales o a crédito, facilitando el seguimiento claro de las cuentas por cobrar. Por ejemplo, una tienda de electrodomésticos emite este tipo de CFDI al recibir el primer pago de un plan de financiamiento para una compra importante.
6. CFDI de traslado
Es el comprobante necesario para los contribuyentes que transportan bienes entre distintas locaciones de una empresa y son propietarios de los vehículos, pero no reciben ingresos por el traslado. Este documento identifica al responsable de la mercancía y su contenido. Por ejemplo, un transportista podría requerirlo para mover stock de un almacén a otro.
Catálogo de las claves de uso del CFDI 4.0
Para facilitar el llenado correcto de tus facturas y prevenir errores, te proporcionamos un acceso simplificado a la información de claves de uso del CFDI 4.0.
En el siguiente cuadro encontrarás un resumen del catálogo de las claves de uso del CFDI 4.0, indicando qué tipos de personas (físicas o morales) pueden emplear cada clave y qué regímenes fiscales son aplicables.
| ClaveUso CFDI | Descripción | Persona Física | Persona Moral | Régimen Fiscal Receptor |
| G01 | Adquisición de mercancías | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| G02 | Devoluciones, descuentos o bonificaciones | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 616, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| G03 | Gastos en general | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I01 | Construcciones | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I02 | Mobiliario y equipo de oficina por inversiones | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I03 | Equipo de transporte | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I04 | Equipo de cómputo y accesorios | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I05 | Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I06 | Comunicaciones telefónicas | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I07 | Comunicaciones satelitales | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| I08 | Otra maquinaria y equipo | SÍ | SÍ | 601, 603, 606, 612, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626 |
| D01 | Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D02 | Gastos médicos por incapacidad o discapacidad | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D03 | Gastos funerales | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D04 | Donativos | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D05 | Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa/habitación) | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D06 | Aportaciones voluntarias al SAR | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D07 | Primas por seguros de gastos médicos | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D08 | Gastos de transportación escolar obligatoria | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D09 | Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| D10 | Pagos por servicios educativos (colegiaturas) | SÍ | NO | 605, 606, 608, 611, 612, 614, 607, 615, 625 |
| S01 | Sin efectos fiscales | SÍ | SÍ | 601, 603, 605, 606, 608, 610, 611, 612, 614, 616, 620,621, 622, 623, 624, 607, 615, 625, 626 |
| CP01 | Pagos | SÍ | SÍ | 601, 603, 605, 606, 608, 610, 611, 612, 614, 616,620, 621, 622, 623, 624, 607, 615, 625, 626 |
| CN01 | Nómina | SÍ | NO | 605 |
¿Cómo identificar el tipo de CFDI que debes utilizar?
Determinar el tipo adecuado de CFDI para tus transacciones puede parecer complicado, especialmente si tienes poca experiencia en procedimientos de facturación. Por esa razón, te presentamos algunas recomendaciones para facilitar este proceso:
1. Define tu forma de pago o cómo te pagarán
Considera cómo se realizará el pago de tus bienes o servicios o si tu empresa debe pagar por ellos:
- Si eres un consultor independiente y te indican que el pago será mediante transferencia como pago por servicios profesionales, necesitarás emitir un CFDI de ingreso por servicios profesionales.
- Si administras una empresa y pagas salarios, debes emitir un CFDI de nómina (uso CFDI: CN01 Nómina) mensualmente para documentar estos pagos.
2. Determina tu actividad comercial y tipo de operación
Identifica la naturaleza de las transacciones que llevas a cabo:
- Si eres el propietario de una cafetería; aunque muchos clientes pueden no solicitar factura por sus consumos, es necesario que emitas un CFDI.
- En este punto, emitirías un CFDI de ingreso para ventas al público en general (uso CFDI: S01 Sin efectos fiscales), lo que te permite registrar adecuadamente los ingresos del establecimiento.
3. Verifica regularmente tus CFDI
Debes verificar regularmente que tus CFDI estén correctamente emitidos y cumplan con las normativas fiscales para asegurar su deducibilidad. Puedes hacerlo en la página para verificar los folios de tus Comprobantes Fiscales Digitales en el sitio del SAT.
Esto te protegerá de inconvenientes con las autoridades fiscales y garantiza la transparencia en tus operaciones.
¿Por qué es importante el CFDI?
El CFDI ofrece múltiples beneficios para los contribuyentes, principalmente por su capacidad para fortalecer la transparencia y legalidad en las transacciones comerciales. Estas son algunas razones que lo demuestran:
1. Legalidad del emisor
Al requerir que todas las facturas sean emitidas por entidades o individuos formalmente registrados, el CFDI asegura que el emisor sea una empresa constituida o una persona física que opera legalmente con actividades empresariales.
Ejemplo
Cuando una empresa compra insumos de otro negocio, el CFDI garantiza que este proveedor está formalmente registrado y cumple con las obligaciones fiscales correspondientes.
2. Seguridad de identidad
Cada CFDI está vinculado al Certificado de Sello Digital (CSD) del emisor, que asocia la identidad del contribuyente con una clave pública. Esto evita la falsificación de identidades y la defraudación fiscal, ya que cada comprobante es único y verificable digitalmente.
Ejemplo
Si un freelancer emite un CFDI por servicios de consultoría, su CSD garantiza que la factura proviene auténticamente de él y no de un tercero que pretenda usurpar su identidad.
3. Reembolso de impuestos
El CFDI permite que los impuestos que se incluyen en las transacciones sean documentados y rastreables, facilitando el proceso de reclamaciones o reembolsos fiscales para los contribuyentes cuando sea aplicable.
Ejemplo
Un contribuyente que compra equipos para su empresa y paga IVA puede utilizar los CFDI correspondientes para solicitar el reembolso de este impuesto en su declaración fiscal, siempre que cumpla con los criterios establecidos por el SAT.
Emite facturas correctas con los usos de CFDI y Abaccor
Conociendo cuáles son los usos de CFDI, podrás emitir facturas electrónicas de manera rápida y sin errores, asegurando el cumplimiento de las normativas del SAT. Sin embargo, contar con las herramientas adecuadas para tu facturación facilitará este proceso, optimizando tu gestión financiera y permitiendo el crecimiento de tu empresa.
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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre los usos de CFDI
¿Es obligatorio incluir el uso de CFDI en la factura?
Sí, es obligatorio incluir la clave de uso del CFDI 4.0, ya que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) determina que esta práctica mejora la gestión y administración de los mismos.
¿Qué sucede si uso una clave incorrecta de CFDI?
Si utilizas una clave de uso de CFDI equivocada al emitir una factura, el SAT considerará que el CFDI contiene errores y, por lo tanto, no lo reconocerá como válido. Utilizar una clave incorrecta puede impedir la deducción de impuestos y puede llevar a auditorías o sanciones por parte del SAT.
¿Cómo puedo corregir una factura emitida con una clave incorrecta de CFDI?
Para corregir una factura con clave de CFDI incorrecta, debes cancelar la factura errónea y emitir una nueva con la información correcta, según lo establecido por el SAT. Este método asegura que todos los registros fiscales se mantengan precisos y actualizados.
¿Dónde puedo consultar el catálogo de claves de uso del CFDI?
Puedes acceder y descargar el catálogo de claves de los Usos del CFDI desde el sitio web oficial del SAT, donde encontrarás todos los catálogos disponibles para su consulta. También puedes verificar la sección “Catálogo de las claves de uso del CFDI 4.0” de este artículo.
¿Qué es la clave S01 “sin efectos fiscales” y cuándo se usa?
La clave S01 se usa cuando la operación no tiene efectos fiscales, como en el caso de residentes en el extranjero o para facturas globales.
Fotos vía Unsplash