¿Qué es un software de gestión? Tipos y usos

Para las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), optimizar recursos es una prioridad para garantizar rentabilidad y competitividad a largo plazo. Frente a esto, la tecnología, especialmente los softwares de gestión, se ha convertido en una gran herramienta para optimizar procesos o tareas, reducir costos y ahorrar tiempo.

Estos sistemas ya son utilizados por el 36% de las empresas para automatizar flujos de trabajo. Por esta razón, hoy conocerás más sobre esta solución, los distintos tipos de software de gestión que existen y cómo ayudan a las empresas a crecer y desarrollarse.

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión es una herramienta empresarial que ayuda a facilitar, automatizar y optimizar tareas y procesos administrativos u operativos de una empresa. Puede estar diseñado para funcionar en un área específica o abarcar diversas áreas como recursos humanos, finanzas y cadena de suministro en un único sistema.

¿Qué tipos de software de gestión existen?

Existen diversos tipos de software de gestión, cada uno diseñado para optimizar distintos procesos empresariales. A continuación, te presentamos seis de los sistemas más utilizados por las empresas para alcanzar sus objetivos:

1. Software de gestión de relaciones con clientes (CRM)

El CRM es un sistema que almacena y centraliza toda la información de clientes y potenciales clientes (leads), como historial de compras, preferencias, y registros de interacción. Esto permite a los equipos de marketing y ventas personalizar la experiencia de los consumidores, anticipar sus necesidades y mejorar la eficiencia en la gestión de relaciones. 

¿Cómo las empresas usan un software CRM?

Un CRM puede ayudar a los asesores financieros a rastrear y gestionar las inversiones y preferencias de sus clientes. Con el historial de interacciones y transacciones, los asesores pueden proporcionar recomendaciones personalizadas de inversión y mantener relaciones más sólidas y de confianza con sus clientes.

2. Software de gestión documental (DMS)

Los sistemas DMS organizan y gestionan documentos de la empresa en múltiples formatos digitales, lo que reduce la necesidad de almacenamiento físico y facilita el acceso rápido a la información. Este sistema permite compartir información de manera segura y controlada entre departamentos, facilitando el trabajo sincronizado.

¿Cómo las empresas usan un software DMS?

Una firma de consultoría puede utilizar un software DMS para facilitar la colaboración en un informe de desempeño. El sistema muestra el estado del documento, registra quién y cuándo se hacen modificaciones, etiqueta automáticamente las versiones y permite bloquear el informe final para evitar cambios adicionales.

3. Software de gestión financiera

Este tipo de software automatiza y optimiza las operaciones contables y financieras de una empresa, siguiendo los principios de contabilidad o la normativa específica de cada país y sector. Algunas de estas operaciones incluyen la actualización y valoración de inventarios, facilitación de auditorías, y automatización de procesos como el cálculo de nóminas.

¿Cómo las empresas usan un software de gestión financiera?

Por ejemplo, con Abaccor, una PyME puede integrar fácilmente la generación de asientos contables y la elaboración de estados financieros con sistemas de facturación electrónica. Esto mejora la precisión en la gestión financiera y agiliza el análisis y la toma de decisiones.

Conoce la importancia de usar un software contable para mejorar la gestión empresarial.

4. Software de gestión de recursos humanos (RR. HH.)

Este sistema facilita las tareas y procesos del área de RR. HH., automatizando procesos críticos como el cálculo de nómina y la gestión de licencias de empleados, facilitando el manejo de documentos laborales y mejorando la comunicación interna. 

Optimiza la administración del personal y asegura el cumplimiento de la normativa laboral aplicable, contribuyendo a una gestión de recursos humanos más efectiva.

¿Cómo las empresas usan un software de RR. HH.? 

Por ejemplo, si un empleado acumula ocho horas extras en un mes, un software de gestión de RR. HH. puede reflejar automáticamente este aumento en la nómina y, conforme a la política de la empresa, convertir esas horas en días adicionales de vacaciones, asegurando una gestión coherente y eficiente.

5. Software de gestión de la cadena de suministro (SCM)

Los sistemas SCM optimizan e integran operaciones de la cadena de suministro, como la creación de órdenes de compra, la gestión de inventarios y la logística de entrega. Su adopción mejora la eficiencia operativa, reduce costos y tiempos, y asegura que los productos adecuados lleguen al lugar correcto en el momento oportuno.

¿Cómo las empresas usan un software SCM?

Una empresa de comercio electrónico puede utilizar un software SCM para mejorar sus procesos, visualizando un seguimiento del pedido en tiempo real y automatizando la selección de rutas. Este sistema proporciona alertas, actualizaciones y ubicaciones GPS en cada etapa del proceso de entrega.

6. Software de gestión de ventas e inventario

Este software permite sistematizar la gestión de inventarios y ventas, actualizando en tiempo real el estado del stock a medida que se realizan transacciones. Asegura una gestión eficiente del inventario y una mejor coordinación entre las ventas y el stock, lo cual mejora la satisfacción de su cliente y la rentabilidad de la empresa.

¿Cómo las empresas usan un software de gestión de ventas e inventario?

Una tienda de electrónica puede usar un software de gestión de ventas e inventario para descontar automáticamente cada producto vendido del inventario, actualizando el número de existencias en tiempo real. Esto mejora la coordinación entre ventas y stock, aumentando la satisfacción del cliente y la rentabilidad de la empresa.

¿Qué ventajas ofrece un software de gestión?

Los sistemas de gestión transforman las operaciones, haciéndolas más eficientes y adaptables a las necesidades de tu empresa y del mercado. Estas son algunas de sus ventajas principales:

1. Ofrece control y autonomía

Los sistemas de gestión permiten supervisar todas las actividades de la empresa en tiempo real. Esta visibilidad facilita una toma de decisiones más informada y oportuna, mejorando la autonomía en la gestión de departamentos o de toda la empresa. 

Por ejemplo, un gerente en el área de publicidad o marketing digital puede usar un CRM para ver el estado actual de las interacciones con sus clientes y ajustar estrategias de marketing directamente.

2. Facilita el acceso remoto  

La capacidad de gestionar la empresa desde cualquier lugar es parte del mundo empresarial actual. Por esta razón, los software de gestión basados en la nube ofrecen acceso remoto a través de dispositivos móviles, lo que permite a los gerentes operar sus negocios desde cualquier lugar sin perder control sobre las operaciones críticas.

3. Libera personal para tareas clave 

Automatizar tareas rutinarias reduce el tiempo y el esfuerzo necesario para completarlas, permitiendo que el personal se enfoque en tareas más estratégicas. Por ejemplo, un sistema de gestión de RR. HH. maneja automáticamente la nómina y las vacaciones, liberando tiempo del departamento para enfocarse en la optimización del talento.

4. Facilita la gestión diaria

Estos sistemas actúan como asistentes virtuales que organizan y procesan información clave, minimizando el margen de error en cálculos y gestiones administrativas. Por ejemplo, un software contable como Abaccor consolida datos financieros y genera reportes contables precisos que ayudan a mantener una visión clara de la salud económica de tu empresa.

5. Reduce costos de gestión

Un software de gestión permite tomar decisiones basadas en datos y reducir costos asociados a la gestión de empleados al eliminar tareas improductivas. Esto incrementa la eficiencia del personal, permitiéndoles dedicar más tiempo a actividades productivas. 

Por ejemplo, un software de gestión facilita la evaluación de proveedores, permitiendo a la empresa seleccionar aquellos con las mejores ofertas y optimizar así sus gastos operativos.

¿Cómo elegir el software de gestión adecuado?

Para aprovechar las ventajas de un software de gestión, es importante seleccionar el sistema adecuado. Considera criterios específicos que se alineen con las necesidades de tu empresa. Estos son algunos de ellos:

• Flexibilidad y escalabilidad: selecciona un software que pueda crecer junto con tu empresa. Es importante que el sistema pueda manejar un aumento en el volumen de trabajo sin comprometer el rendimiento y que permita agregar nuevas funcionalidades según sea necesario.

¿Por qué?

Si eliges un software que requiere una gran inversión de tiempo para adaptarse cada vez que aumentan tus ventas, terminará siendo contraproducente.

• Configuración personalizable: elige un software de gestión con opciones de personalización para adaptar la herramienta a los procesos específicos de tu empresa, no al revés. Un sistema personalizable se ajusta a las operaciones únicas de tu negocio, ofreciendo una solución más eficiente.

¿Por qué?

Si seleccionas un software genérico y tienes una empresa que ofrece servicios especializados, la adaptación a tus operaciones puede ser prolongada y tediosa.

• Interfaz fácil de usar: el software debe ser fácil de usar para que todos los empleados, independientemente de su nivel técnico, puedan aprovecharlo al máximo sin necesidad de extensas capacitaciones. Una interfaz amigable y un diseño intuitivo pueden aumentar la adopción del sistema entre tu personal.

¿Por qué?

Si el software permite que los empleados lo usen efectivamente después de una corta sesión de introducción, esto disminuye el período de adaptación y mejora rápidamente la eficiencia operativa.

• Soporte móvil: opta por un software que ofrezca soluciones móviles. En un mundo cada vez más digital, acceder a tu sistema de gestión desde dispositivos como smartphones y tabletas es clave para mantener la continuidad del negocio y la productividad en movimiento.

¿Por qué?

Si eliges un software que no soporta el acceso móvil, tus equipos podrían enfrentar limitaciones cuando trabajan fuera de la oficina, afectando la eficiencia y la capacidad de respuesta inmediata a las demandas del cliente.

• Integración con otros sistemas: verifica que el software de gestión pueda integrarse sin problemas con otros sistemas que ya estés utilizando. Esto ayuda a mantener un flujo de trabajo constante y eficiente, lo cual evita los intercambios de información innecesarios entre departamentos.

¿Por qué?

Si eliges un software que no se integra bien con sistemas existentes, podrías enfrentar retrasos y errores de datos debido a la necesidad de transferir información manualmente entre plataformas.

• Reputación del proveedor: evalúa y elige un proveedor con buena reputación y experiencia comprobada. Una buena relación con el proveedor asegura el soporte continuo y la actualización del software, lo cual garantiza el rendimiento a largo plazo del sistema.

¿Por qué?

Si seleccionas un proveedor con un historial de soporte deficiente, podrías enfrentarte a interrupciones prolongadas y falta de actualizaciones críticas, afectando la operatividad y seguridad de tu sistema.

• Cumplimiento de regulaciones: asegúrate de que el software cumpla con todas las regulaciones y leyes relevantes en tu industria y región. Esto evitará problemas legales en la gestión de datos o financieros, permitiendo que el software se adapte a cambios legislativos sin interrumpir tus operaciones.

¿Por qué?

Si el software no cumple con las normativas locales de protección de datos, podrías enfrentarte a sanciones y daños en la reputación de tu empresa, además de posibles interrupciones operativas al tener que implementar ajustes de emergencia para cumplir con la ley.

Automatiza tu empresa con el software de gestión Abaccor

Ahora que ya conoces qué es un software de gestión, es el momento ideal para integrarlo y automatizar tus procesos empresariales. Esto facilitará las tareas diarias de tus equipos y transformará cómo interactúan con los datos e información de clientes o proveedores.

Si lo que necesita tu empresa es un software que automatice y optimice tanto la gestión administrativa como la contable, Abaccor es la opción ideal. Nuestro software contable y administrativo, está diseñado para ayudarte con los retos de la complejidad fiscal y el manejo contable de tu empresa.

Puede interesarte conocer qué es un software contable.

Cómo Abaccor ayuda a mejorar la gestión contable de tu empresa

Abaccor es un software de administración y contabilidad que ayuda con la gestión de pequeños y medianos negocios en México. Nuestra plataforma integral se adapta a las necesidades de tu empresa y facilita, automatiza y simplifica la gestión administrativa, contable y fiscal de tu negocio. 

Estas son las características de nuestro software de gestión: 

1. Módulo de facturación 4.0

• Simplifica la emisión de facturas electrónicas e integra complementos como facturación 4.0 y complementos de pago 2.0.
• Ofrece funciones avanzadas para la gestión, descarga e importación de facturas, con almacenamiento y visor integrado.
• Facilita el acceso a catálogos actualizados de productos y clientes.

2. Módulo de descarga de facturas del SAT

• Mejora la gestión fiscal con la descarga masiva de documentos fiscales (CFDI), incluyendo varios formatos como Excel, XML y PDF.
• Proporciona almacenamiento para facilitar el acceso y la organización de documentos.

3. Módulo de contabilidad automatizada

• Ofrece un sistema unificado de facturación y contabilidad que facilita la gestión de las finanzas y las operaciones bancarias.
• Permite la generación de reportes financieros detallados para una toma de decisiones informada.

4. Herramientas administrativas

• Proporciona acceso instantáneo a datos financieros y herramientas para gestionar movimientos bancarios eficientemente.
• Incluye análisis de ventas por producto, servicio y cliente, manejo de saldos por cobrar y por pagar, y seguimiento de CFDI.
• Facilita la creación de dashboards y gráficas sobre ventas, clientes y vendedores para un análisis fiscal y financiero detallado.

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Preguntas frecuentes (FAQ) acerca de un software de gestión 

¿Cuáles son los tipos más comunes de software de gestión?

Los seis tipos de software más comunes que integran las empresas son:

1. Software de gestión financiera 
2. Software de gestión de relación con los clientes (CRM) 
3. Software de gestión documental (DMS)
4. Software de Gestión de Recursos Humanos 
5. Software de gestión de la cadena de suministro (SCM) 
6. Software para gestión de ventas e inventario 

¿Qué ventajas tiene un software de gestión financiera para mi empresa?

Un software de gestión financiera facilita la operación contable y fortalece la base para una gestión estratégica y un crecimiento sostenido de tu empresa, ofreciendo estas ventajas:

• Automatiza y reduce errores: al automatizar procesos contables como la facturación y los cálculos de impuestos, se minimizan los errores humanos y se reducen las correcciones. Esta automatización garantiza que las facturas sean generadas, enviadas y registradas de manera precisa y eficiente.

• Facilita el acceso a información: genera reportes financieros detallados que facilitan la toma de decisiones estratégicas. Estos reportes proporcionan una visión clara del rendimiento financiero de la empresa, permitiendo anticipar problemas potenciales y ajustar estrategias según sea necesario.

• Incrementa la eficiencia operativa: mejora el tiempo de trabajo en el área contable, liberando al personal para que se concentre en tareas más productivas y estratégicas. 

¿Cuánto tiempo lleva implementar un software de gestión en una empresa?

El tiempo promedio para implementar un software de gestión en una empresa es de 3 a 6 meses, aunque puede variar según los objetivos y métodos de implementación de tu empresa. Por lo que debes considerar estos factores al planificar la integración de un nuevo software de gestión.

¿Cómo puede un software de gestión mejorar la colaboración en mi empresa?

Un software de gestión fomenta un entorno de trabajo más colaborativo y productivo, lo que ayuda a mejorar y fortalecer la productividad en tu empresa en estos aspectos:

• Mejora de la comunicación interna: centraliza y unifica la información, garantizando que todos los departamentos accedan a datos consistentes y actualizados, facilitando decisiones más rápidas y colaborativas.
• Incremento de la productividad: automatiza tareas repetitivas, permitiendo al personal enfocarse en actividades que requieren mayor colaboración y creatividad.
• Optimización de flujos de trabajo: estandariza y mejora los procesos operativos, asegurando flujos de trabajo más eficientes y sin interrupciones.

¿Cuánto cuesta implementar un software de gestión?

Implementar un software de gestión varía en coste, dependiendo de múltiples factores, dado que hay una amplia variedad de opciones disponibles. Para estimar el coste total, considera los siguientes aspectos:

• Implementación: verifica si el coste de instalación y configuración está incluido en el precio.
• Formación: asegúrate de que existan recursos disponibles para aprender a utilizar el software, ya que puede incurrir en costos adicionales.
• Programación a medida: si necesitas funcionalidades específicas, la personalización puede incrementar los costos.
• Mantenimiento y soporte técnico: invierte en un soporte técnico que resuelva incidencias rápidamente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
• Actualizaciones: elige una solución que incluya actualizaciones futuras para garantizar la relevancia y funcionalidad del software ante cambios legislativos y de mercado.

Fotos vía Unsplash