Un error en los datos, un cambio de última hora o una factura emitida cuando no debía: todas estas situaciones requieren la cancelación de facturas y casi siempre se presentan justo cuando vas con prisa. Lo último que quieres es interpretar reglas del SAT o preguntarte si el cliente tiene que aprobar algo.
El problema es que no todas las facturas se cancelan igual, y un paso incorrecto puede dejar la factura en el limbo o hacerte repetir todo el proceso. En este post aprenderás cómo cancelar una factura en el SAT, en qué casos necesitas la aceptación del receptor, cuáles son los plazos reales y qué hacer luego para asegurarte de que todo quede correctamente cancelado.
¿Cómo cancelar una factura en el portal del SAT?
Si necesitas cancelar una factura y hacerlo bien desde el inicio, aquí te enseñamos el proceso general directamente en el portal del SAT. No importa si es CFDI 4.0 o de años recientes: la lógica es la misma.
Antes de entrar en cada detalle, te dejamos el proceso resumido en la siguiente tabla con los pasos para cancelar una factura en el SAT, desde el acceso al portal hasta la descarga del acuse, para que sepas exactamente qué hacer y en qué orden:
Pasos para cancelar factura en el portal SAT
| Paso | Qué hacer | Dónde |
| 1 | Ingresar con RFC y contraseña | Portal del SAT |
| 2 | Buscar la factura emitida | Facturas emitidas |
| 3 | Seleccionar motivo de cancelación | CFDI 4.0 |
| 4 | Confirmar cancelación | Sistema SAT |
| 5 | Descargar acuse | Respaldo fiscal |
1. Entra al portal del SAT
- Ingresa al portal del SAT y entra a Factura electrónica → Servicio de cancelación.
- Haz clic en Cancela y recupera tus facturas. Aquí necesitarás tu RFC y contraseña o tu e.firma.
Este es el único lugar oficial donde se puede cancelar una factura, así que evita plataformas externas si no estás seguro.
2. Localiza la factura que quieres cancelar
- Ve a la sección de facturas emitidas e identifícala para iniciar la cancelación. Puedes buscarla por:
- RFC del receptor
- Fecha
- Folio fiscal (UUID)
- RFC del receptor
3. Elige el motivo de cancelación (CFDI 4.0)
Este paso es muy importante. En CFDI 4.0, el SAT obliga a indicar el motivo de cancelación, por ejemplo:
- Error en los datos del receptor
- Operación no realizada
- Sustitución del CFDI
- Error en el importe
4. Confirma la cancelación
- Confirma la solicitud.
Nota: en algunos casos, la factura se cancela de inmediato. En otros, el sistema enviará una solicitud de aceptación al receptor, lo que te explicaremos con detalles más adelante.
5. Descarga el acuse de cancelación
- Cuando el proceso termine (inmediato o aprobado), descarga el acuse de cancelación.
Este documento es tu respaldo ante cualquier aclaración futura.
¿Se puede cancelar una factura? Casos en los que sí y en los que no
Una de las preguntas más comunes es si se puede cancelar una factura en cualquier momento. La respuesta corta es: sí, pero con condiciones. Todo depende del tipo de factura, del tiempo transcurrido y de si el receptor debe aprobar la cancelación.
Casos en los que sí se puede cancelar una factura
En general, la cancelación de facturas es posible cuando ocurre alguno de estos escenarios:
- La factura tiene errores (RFC, nombre, importe, concepto).
- La operación nunca se realizó.
- La factura será sustituida por otra correcta.
- Aún estás dentro del plazo permitido por el SAT.
En estos casos, cancelar factura es un trámite normal y sin complicaciones, siempre que selecciones correctamente los motivos de cancelación de CFDI 4.0.
Casos en los que cancelar una factura tiene restricciones
Hay situaciones en las que la cancelación de una factura no es inmediata o incluso puede ser rechazada:
- Cuando el receptor debe aceptar la cancelación y no responde.
- Cuando ya pasó el plazo permitido para cancelarla.
- Cuando la factura está relacionada con operaciones fiscales más complejas.
¿Cuál es el plazo para cancelar una factura?
El SAT permite cancelar facturas hasta el cierre del ejercicio fiscal, normalmente antes del 31 de diciembre del año en que se emitió. Después de esa fecha, la factura queda prácticamente bloqueada y ya no puede cancelarse por los medios normales.
Por eso, si detectas un error, lo mejor es ‘Cancela y recupera tus facturas’ lo antes posible para evitar complicaciones futuras.
Guía rápida: cuándo sí y cuándo no se puede cancelar una factura
No todas las facturas se cancelan en las mismas condiciones y aquí es donde hay más dudas. Para ayudarte a identificar rápidamente si se puede cancelar una factura en tu caso, esta tabla resume los escenarios más comunes permitidos por el SAT.
Escenarios comunes de cancelación de facturas
| Situación | ¿Se puede cancelar una factura? | Observación |
| Factura con error | ✅ Sí | Elegir motivo correcto |
| Factura pagada | ✅ Sí | Normalmente con aceptación |
| Fuera de plazo | ❌ No | Bloqueada por el SAT |
| Operación no realizada | ✅ Sí | Cancelación común |
¿Cuándo cancelar una factura con aceptación del receptor?
En muchos casos, al intentar cancelar una factura, el SAT no la elimina de inmediato. En su lugar, envía una solicitud de aceptación al receptor. Esto genera confusión, pero en realidad es un mecanismo de control que evita cancelaciones indebidas.
¿Qué significa que el receptor deba aceptar la cancelación?
Significa que la persona o empresa que recibió la factura debe confirmar que está de acuerdo con que se cancele. Mientras no lo haga, la factura es válida fiscalmente.
Esto ocurre, por ejemplo, cuando:
- La factura ya fue usada para deducciones.
- La operación sí existió, pero hubo un error que requiere corrección.
- Se trata de una factura pagada.
¿Qué pasa si el receptor no responde?
Una vez enviada la solicitud:
- El receptor tiene un plazo para aceptarla o rechazarla.
- Si no responde, en algunos casos la factura se cancela automáticamente al finalizar el plazo.
- Si rechaza la solicitud, la factura no se cancela y deberás revisar qué opción te conviene. Por ejemplo, emitir una factura de sustitución.
Este punto es decisivo para evitar pensar que el trámite falló, cuando en realidad solo está pendiente de respuesta.
¿Qué hacer para evitar retrasos?
Si sabes que necesitarás aceptación del receptor, lo mejor es:
- Avisar al receptor antes de enviar la solicitud.
- Explicarle el motivo de la cancelación de facturas para evitar rechazos innecesarios.
- Confirmar después en el portal del SAT que el estatus cambió a “cancelada”.
Cancelar una factura sin aceptación: ¿cuándo aplica y por qué?
No todas las facturas necesitan pasar por la aprobación del receptor. Existen casos específicos en los que cancelar una factura es un proceso directo y casi inmediato dentro del SAT.
¿Cuándo se puede cancelar una factura sin aceptación?
La cancelación sin aceptación del receptor aplica principalmente cuando:
- La factura se emitió por error y no fue utilizada.
- El importe es menor al límite establecido por el SAT.
- Se trata de ciertos tipos de comprobantes específicos.
- La factura no fue deducida ni relacionada con obligaciones fiscales del receptor.
En estos escenarios, el sistema permite cancelar la factura de forma automática, sin esperar respuesta de la otra parte.
¿Cómo saber si tu factura entra en este caso?
Al iniciar el proceso en el portal del SAT, el propio sistema te indicará si la factura se cancela de inmediato o se envía solicitud de aceptación.
Si ves que el estatus cambia directamente a “Cancelada”, significa que se puede cancelar una factura sin necesidad de aprobación porque cumple con alguno de los supuestos establecidos.
¿Cuáles son los errores al cancelar una factura?
La mayoría de los problemas al cancelar una factura no vienen del SAT, sino de pequeños descuidos durante el proceso. Estos son los errores más frecuentes y lo que puedes hacer para evitarlos.
1. Elegir un motivo de cancelación incorrecto
En CFDI 4.0, el motivo que elijas al cancelar una factura define cómo el SAT interpreta esa solicitud. No es solo un campo obligatorio: de él depende que el proceso avance sin rechazos o revisiones posteriores.
Si eliges un motivo para cancelar una factura que no corresponde, ocasiona:
- Rechazo de la cancelación
- Inconsistencias fiscales
- Problemas al emitir una factura de sustitución
¿Cómo evitarlo?
Antes de confirmar, analiza el motivo real de la cancelación. Si vas a emitir una nueva, asegúrate de que el motivo coincida con ese escenario.
2. Pensar que la factura ya se canceló
Un error común es asumir que la factura quedó cancelada solo por iniciar el trámite. Sin embargo, si la cancelación requiere aceptación del receptor, la anulación no es inmediata.
¿Cómo evitarlo?
Revisa el estatus en el portal del SAT. No des por cerrada la cancelación de facturas hasta que aparezca como “cancelada”.
Si no sabes dónde encontrarla o quieres asegurarte de que estás revisando el CFDI correcto, te dejamos nuestra guía práctica para consultar facturas guardadas en el SAT, donde explicamos el proceso paso a paso.
3. No avisar al receptor cuando se necesita su aceptación
Cuando el receptor recibe una solicitud de cancelación sin previo aviso, pueden pasar tres cosas:
- El receptor no la ve a tiempo
- La ignora por error
- La solicitud podría ser rechazada por desconfianza
Esto retrasa todo el proceso y puede dejar la factura activa más tiempo del necesario.
¿Cómo evitarlo?
Contacta al receptor antes de enviar la solicitud. Explica el motivo brevemente. Esto agiliza el proceso y evita rechazos innecesarios.
4. Cancelar la factura y no emitir la correcta
En muchos casos, cancelar la factura es solo el primer paso. Si hubo un error, el SAT espera que:
- Emitas una nueva factura correcta
- Sustituyas el CFDI cancelado cuando aplique
¿Cómo evitarlo?
Desde el inicio, define si la factura se cancelará definitivamente o será reemplazada por otra.
5. No descargar ni guardar el acuse de cancelación
El acuse es el único comprobante oficial de que la factura fue cancelada correctamente. No conservarlo puede causarte problemas en el futuro.
¿Cómo evitarlo?
Siempre descarga y guarda el acuse tras cancelar y recuperar tus facturas. Este documento es tu respaldo ante cualquier aclaración posterior.
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Cuando tienes un negocio, sabes que los errores en la facturación pasan: un dato incorrecto, una factura emitida por accidente o un cambio de último minuto que te obliga a corregir. Aprender cómo cancelar una factura en el SAT te ayuda a resolver rápido, mantener el control y cumplir con lo que exige el SAT sin complicarte.
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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cómo cancelar una factura
¿Se puede cancelar una factura pagada?
Sí, se puede cancelar una factura pagada, aunque no siempre de forma inmediata. En muchos casos, el SAT solicitará la aceptación del receptor, ya que la factura pudo haberse usado para deducciones o registros contables. Aunque el pago no impide la cancelación de facturas, puede hacer que el proceso tenga más pasos y tome más tiempo.
¿Cuánto tiempo tengo para cancelar una factura?
La cancelación de facturas puede realizarse hasta el cierre del ejercicio fiscal en el que se emitió el CFDI, generalmente hasta el 31 de diciembre. Pasado ese periodo, la factura queda fuera del plazo permitido y ya no puede cancelarse a través de los medios normales del SAT.
¿Cómo compruebo que una factura quedó cancelada?
La forma más segura es revisar el estatus en el portal del SAT y descargar el acuse de cancelación. Mientras no tengas ese acuse, la cancelación no debe considerarse finalizada. Por ejemplo, si realizaste la solicitud y no ves el estatus “cancelada” ni tienes el acuse, la factura sigue activa ante el SAT.
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